清远市农商银行公益基金会项目管理办法
第一章 总则
第一条 为规范清远市农商银行公益基金会（以下简称“基金会”）项目管理，确保基金会项目工作的效率及一致性，提高项目质量，更好地实现基金会的使命和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合本基金会的实际情况，制定本办法。
第二章 项目管理结构
第二条 基金会的项目管理分为年度公益计划和具体项目两个层面。
第三条 年度公益计划是指基金会结合自身宗旨，做好下一年度的公益计划，是为解决特定领域的社会问题而设计和推出的综合性解决方案。年度公益计划由一系列相互关联的具体项目组成，并覆盖较为广泛的区域。
第四条 具体项目是指为了实施年度公益计划而设计和实施的，是有具体目标的一系列相互关联的活动。具体项目从属于年度公益计划，可以由合作机构或基金会设计，按照要求进行管理。
第五条 项目管理常规流程可按周期分为五个阶段：年度公益计划设计和审批——具体项目的设计和立项审批——资金拨付——项目实施与监测——项目完成。
第三章 年度公益计划的设计和审批
第六条 年度公益计划一般涵盖以下内容：解决的问题、目的和目标、工作策略、受益群体、传播方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算或概算、计划时间等信息。
第七条 年度公益计划一般由各部门提议，由项目部门负责人发起，递交给年度公益计划审核小组审议。年度公益计划审议小组由秘书长、各部门负责人和经秘书长提议的其他相关人员组成。年度公益计划审议小组的召集人由发起该计划的部门负责人担任。
第八条 年度公益计划经秘书长确认成熟后，由秘书长提交理事长，最终提交理事会审议。
第九条 各部门提出的某些社会问题的解决方案，因各种原因不能纳入现有年度公益计划，若其具备创新性、可复制性和可持续性，具备升级为年度公益计划的可能性，可纳入年度公益计划库。
第十条 如果年度公益计划在时间、内容、用途、预算或概算等方面存实质性的变更，须再次按照年度公益计划的审批流程进行审批。
第四章 具体项目的设计和审批
第十一条 具体项目可以由基金会发起和设计，也可由基金会的项目合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。除项目活动外，具体项目可以包含传播和筹资等支持性活动。
第十二条 项目计划书是描述项目目标、项目策略、项目活动、项目产出和项目预算等管理要素的主要文件。项目计划书可以由基金会或者合作机构完成。
第十三条 项目的审核与批准。
（一）项目负责人对合作机构提交的项目计划书进行审核和筛选，与潜在合作机构进行沟通、协商，并辅导潜在合作机构对项目计划书进行修改。项目负责人有责任指导合作机构按基金会项目资金预算管理规范制定项目预算。
（二）须提交审核的立项资料包括但不限于：《项目立项审批表》（见附件1）和其它与项目计划相关的文件，如项目计划书、项目预算细目等，并提交项目审核小组审核。
第十四条 总预算超过50万元（含）的项目，该项目负责人需将立项资料提前2个工作日递交给项目审核小组审核，项目审核小组审核后向秘书长提交意见，秘书长递交执行理事进行审批。总额预算低于50万元的项目，由项目部门审核后，提交给财务部门审核，报秘书长审批。项目部门审核时间为3个工作日，财务部审核时间为3个工作日。
第十五条 项目审核小组由申请立项的项目负责人和该部门负责人，项目部负责人、财务部负责人、秘书长提议的其他人员或者外部专家组成。项目审核小组根据需要召开项目审核会议。会议召集人由申请立项的部门负责人担任。
第十六条 财务部需在立项审批中发表财务审核意见。财务立项审核的重点主要为项目预算是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务管理制度以及是否存在计算错误等。项目负责人首先有责任审核合作机构制定的预算并保证其合理性和适当性。
第十七条 紧急救灾项目立项流程可以按照简化流程进行，即由紧急救灾项目人员负责准备《项目立项审批表》，经部门负责人同意后，报秘书长审核、理事长审批。
第十八条 项目立项批准后，需与合作机构签署《项目资助协议》。由该项目负责人起草《项目资助协议》，经本项目部门负责人审核后，报法律顾问再审核，最后提交秘书长审批签署。《项目资助协议》一式三份，本项目负责部门和法律顾问各执一份正本，合作机构留存一份正本。
第五章 项目拨款
第十九条 基金会按《项目资助协议》和项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，保留项目预算总额的5%-20%作为质量保证金，在项目结束后，由基金会验收合格后方可予以支付。
第二十条 项目负责人按照项目资助协议约定的拨款时间，在符合拨款条件的前提下，填写付款申请单并跟踪付款流程。
第二十一条 项目（计划）在年度公益计划内的费用支出，由秘书长提交理事长审批；在年度公益计划外的费用支出，10万元（含）以下的单笔支出由秘书长提交理事长审批，10万元以上的单笔支出由理事长提交理事会审议决定。
第二十二条 基金会1000元（含）以下的管理费用支出，由秘书长审批；1000元以上的管理费用支出，报理事长审批。
第二十三条 财务部收到完整付款审批材料后方可安排付款。完成审批后的付款处理时间一般不超过3个工作日，紧急救灾项目付款一般不超过2个工作日。
第二十四条 项目负责人有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的20个工作日内须提供合规合法票据。
第二十五条 项目合作机构应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。
第六章 项目执行、监测与评估
第二十六条 项目批准后，由合作机构或者基金会的项目负责人负责执行。合作机构实施的项目，由合作机构和基金会共同进行监测；基金会本身执行的项目，由该项目的负责人进行项目监测。
第二十七条 基金会的项目监测职责。
（一）基金会员工将定期或不定期对合作机构执行的项目进行监测，并建立《项目监测台账》，包括项目开展情况、项目进度、资金使用情况、存在问题和建议等，对项目监测的内容进行记录。
（二）项目的负责部门须定期对项目开展情况、资金使用情况以及有关问题的落实情况进行检查，并将结果通报相关合作机构。
第二十八条 项目实施过程中，在必要情况下可以对项目内容和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：
（一）预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费、人员费用或购置机构固定资产。
（二）合作机构须提前10个工作日向基金会提出书面申请，经基金会审核批准后执行。
（三）项目变更审批流程同项目审批流程。
第七章 项目完成
第二十九条 项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定项目总结报告，提交本部门负责人审核；财务部门应当对项目总结报告的财务部分进行审核。项目总结报告后交秘书长审批存档。
第三十条 项目完成之后，基金会该项目的负责人和财务部门共同对项目资金进行清算，由财务部完成项目财务总结报告，在相关信息平台上进行财务披露，接受公众监督，同时将项目总结报告归档保存。
第八章 项目非正常中止处理
第三十一条 如果出现以下情况，基金会将考虑单方面中止项目的执行：
（一）合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的;
（二）合作机构未执行项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的;
（三）合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得基金会同意擅自发生重大变更的;
（四）合作机构获得其他方对项目的资助而不告知基金会的;
（五）合作机构未能如期向基金会递交报告;
（六）合作机构提交虚假内容的项目报告;
（七）合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;
（八）合作机构拒绝配合财务审计;
（九）合作机构项目活动质量异常低下，在基金会组织的检查、审计中暴露了项目的较重大问题的;
（十）合作机构未能提供配套资金或人力资源;
（十一）其他使项目不能实施的外在因素.
第三十二条 如基金会项目负责人在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，基金会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。
第三十三条 对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，基金会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。
第九章 附则
第三十四条 本办法解释权归清远市农商银行公益基金会。
附件：1、项目立项审批表
2、项目管理流程图
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