清远市农商银行公益基金会档案管理办法
第一章 总 则
第一条 本办法根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定制定。
第二条 为加强清远市农商银行公益基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据基金会实际工作情况制定本办法。
第三条 本办法所称档案是指基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等形式的历史记录。
第二章 管理机制
第四条 秘书处为本基金会的档案管理部门，其主要职责为：
（一）组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度。
（二）认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作。
（三）指导和监督基金会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。
（四）负责做好永久性档案保存及向有关档案机构的移交工作。
（五）努力提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第五条 档案归档工作实施遵循以下原则：
（一）基金会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由基金会秘书处负责主体档案的集中管理，并对其它部门的档案管理工作进行督促和指导，同时负责其他部门移交档案的管理。
（二）对其他部门直接分管的各类文件、资料档案，实行分散管理。项目部门负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。
（三）各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应定期交由基金会秘书处统一归档处理。
第三章 管理规范
第六条 归档范围
（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、组织沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册及统计等资料。
（二）综合管理，包括内部管理规章制度，基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、统计报表、重要的电话记录、公章使用等信息资料。
（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。
（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。
（五）合同协议，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的合同等。
（六）往来文件，包括基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，基金会制发的办字、基字、函字、报字、复字类等文书。
（七）外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，基金会与国外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料。
（八）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等。
（九）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。
（十）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。
（十一）资产管理，包括资产管理制度、资产评估报告、资产统计分析等材料。
（十二）会议，包括基金会理事会议、党组会议、秘书长会议、专题工作会议等材料。
第七条 整理原则
基金会文件实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便利用查考。在纸质文件归档时，按照第六条的分类进行整理。其中，“其他类”仅为暂时存放难以归类的文件所用，不作为正式归档类别。
整体档案分类体系呈现如下结构：
档案分类体系
第八条 应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。
第四章 电子文件管理
第九条 电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和计算机辅助检索。以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及其层次。
第十条 电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号。
第十一条 定期对电子文件的技术环境和数据内容进行维护，确保其长期、有效利用。
第五章 保管和利用
第十二条 档案库房应配备必要的设备、装具，符合安全防护要求。
第十三条 档案存放位置标识清楚，便于查找。
第十四条 档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。
第十五条 应建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。
第十六条 根据基金会发展需要开展档案编研，为各项活动提供必要的档案信息资源。
第六章 附则
第十七条 本办法适用于基金会所有部门的档案资料管理。
第十八条 本办法由秘书处负责解释，自基金会理事会召开通过之日起施行。
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